Por otra parte, este tratamiento de la información,
omnipresente en todas las actividades humanas, lo podemos realizar nosotros
directamente o con la ayuda de determinados instrumentos y máquinas: máquinas
de escribir, calculadoras, ordenadores...
Evolución histórica del tratamiento de la información
Es la
manera de realizar el tratamiento de la información ha evolucionado a lo largo
del tiempo. Actualmente podemos distinguir tres tipos de tratamiento:
- Tratamiento manual: uso que realizamos directamente las personas. A menudo utilizamos
herramientas simples (lápiz, ábaco...).
- Tratamiento mecánico: se realiza con máquinas
(calculadora, máquina de escribir...) que necesitan una atención continua. Una
de las primeras máquinas de este tipo fue la imprenta (Gutemberg , XV)
- Tratamiento automático: se realiza con los ordenadores,
máquinas automáticas que procesan la información siguiendo las instrucciones de
un programa. Con la invención de los ordenadores a mediados del siglo XX surge
la informática.
La Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management)
se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para
capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos
relacionados con los procesos administrativos. Es decir, la gestión del ciclo
de vida de los documentos desde su creación, su gestión, publicación y su
disposición final, ya sea que se presenten en formato en papel o en forma
digital, audio, video fotografía o correo electrónico.
Hace veinte años el enfoque de la administración de
información dependía de la digitalización de documentos, la facilidad de
convertir documentos de papel a imágenes, ahorrando espacio de almacenamiento y
tiempo de acceso, posteriormente las organizaciones dieron un gran salto a la
administración de documentos con tecnología que administraba imágenes de
documentos y documentos electrónicos durante sus ciclos de vida, incluyendo
captura, clasificación, control de acceso a los documentos y archivo. En la
actualidad las organizaciones exitosas requieren más que la administración de
documentos, necesitan optimizar el proceso de toma de decisiones obteniendo el
contenido apropiado y entregándolo a las personas correctas en el momento
preciso.
Captura de Información: eficacia y eficiencia en la
extracción de la información que necesita como documentos en papel y documentos
electrónicos, faxes, formularios en papel o electrónicos, correos electrónicos,
bases de datos y aplicaciones de terceros.
Seguridad de la información: en general se reducen los
riesgos de la perdida de la información teniendo como respaldo su estrategia de
administración de información con características globales de seguridad como
firmas digitales, autorización basada en funciones, control de acceso a la
información, marcas de agua de seguridad y bitácora de auditoria.
Administración: al tener toda la documentación en un solo
repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación,
captura, etc. toda la documentación es más fácil de administrar, agilizando las
tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además, al ser
ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de
archivado de los documentos físicos.
Automatización de procesos: la continua mejora de las
tecnologías ha permitido que la los procesos que exigen un gran uso de recursos
mediante la configuración de flujos de trabajo que desarrollen acciones específicas
en plazos adecuados puedan incluso enviar un documento a un usuario especifico,
llenar un campo de búsqueda, enviar un correo electrónico, instruir a los
usuarios sobre los pasos por seguir en los procesos e intercambiar información
con otras aplicaciones esenciales para negocios.
Búsqueda y Recuperación: la automatización de los procesos
permite la búsqueda y recuperación instantánea de información de su oficina,
algunos gestores documentales permiten hacerlo incluso desde su dispositivo
móvil o por internet utilizando indexación, búsqueda de metadatos, búsqueda de
texto completo o barras de herramientas de búsqueda rápida.
Laserfiche es un sistema de administración de contenido
empresarial ECM dinámico de configuración rápida y sencilla para satisfacer las
necesidades de cualquier organización. Además de una administración de
contenido líder en la industria que le ayuda a almacenar, recuperar y proteger
su información. Laserfiche permite a su empresa operar de manera mucho más
eficaz, efectiva y rentable mediante:
· - La administración de todo el contenido
organizacional, tanto estructurado como no estructurado, mediante todo su ciclo
de vida.
· - Garantiza que la información sea un activo
consistente, confiable, útil y disponible.
· - Facilitación del cumplimiento de las
características de auditoria y seguridad.
· - Integración de las aplicaciones que los
trabajadores utilizan a diario.
· - Simplificación de las operaciones al automatizar
los procesos manuales y repetitivos.
